Преимущества статуса организатора ENOG
Участие в конференции ENOG в качестве организатора гарантирует широкую известность среди представителей сообщества ENOG и RIPE. После подтверждения заявки вклад вашей организации в конференцию будет рекламироваться следующим образом:
- название вашей организации будет упоминаться на пленарных заседаниях во время открытия и закрытия конференции, а также во время объявлений на конференции;
- у вас будет возможность выступить с краткой приветственной речью на пленарном заседании во время открытия (просим воздержаться от рекламы);
- ваш логотип будет отображен на сайте ENOG, бейджах участников, на слайдах в перерывах и на переносных стендах во время конференции;
- предусмотрено место (1 х 2 м) в зоне кофе-брейка, где можно демонстрировать рекламные материалы на одном переносном стенде в течение двух дней проведения конференции.
Обязанности организатора
RIPE NCC рассчитывает на вашу помощь как местного организатора конференции ENOG. Вы обязуетесь предоставить необходимые ресурсы для должного проведения конференции. В ваши обязанности будет входить общее сопровождение и поддержка во время подготовки и проведения конференции ENOG, что включает:
- помощь в поиске места проведения конференции в указанные даты; исходя из предыдущих конференций ENOG, мы ожидаем 300–500 участников (в зависимости от места проведения), поэтому при подаче заявки вам следует рассчитывать именно на такое количество;
- содействие в поиске подходящего места для обеда и культурной программы на 250—300 человек (в зависимости от места проведения) в первый день конференции (см. подробности ниже);
- распространение информации о мероприятии, в том числе через рекламу в местной прессе и списки электронной рассылки, а также приглашение представителей местных органов власти;
- обеспечение подключения к Интернету в месте проведения конференции (см. подробности ниже)*;
- печать и оплату теннисок для участников с логотипом ENOG (RIPE NCC предоставит логотип);
- обеспечение и оплату синхронного перевода*;
- предоставление и оплату услуг онлайн-трансляции*;
- предоставление и оплату услуг баристы*;
- печать и оплату переносных стендов мероприятия (RIPE NCC предоставит дизайн);
- предоставление двух сотрудников для помощи с регистрацией и выполнения других обязанностей в день подготовки перед конференцией и во время ее проведения (всего на 3 дня);
* Предоставляется самостоятельно или через компанию-спонсора
Интернет
- В месте проведения конференции соединение с Интернетом должно быть отличного качества – минимум 250 Мб в секунду.
- Все участники должны иметь возможность подключиться к сети.
- Возможно, потребуется выделенная линия для веб-трансляции.
- Желательно IPv6.
- Во избежание помех для беспроводной сети ENOG, вам как организатору было бы целесообразно договориться с администрацией отеля о том, чтобы они выключили свой Wi-Fi в тех местах, где будет проводиться конференция.
Обед и неформальное общение
Вечерняя культурная программа составляет важную часть конференции ENOG. Вечернее мероприятие может проводиться в виде торжественного ужина, фуршета или в любой другой форме, позволяющей участникам пообщаться в неформальной обстановке.
Заинтересовало предложение?
Если вы хотите стать организатором конференции ENOG, обращайтесь к нам по электронной почте по адресу enog [at] ripe [dot] net до 12 мая 2019 года.
Ваше предложение стать организатором должно быть максимально подробным. Требуется предоставить следующую информацию:
- название вашей организации и краткое пояснение, почему вы хотите стать организатором конференции RIPE;
- название города, в котором вы предлагает провести мероприятие с указанием причин, которые могут привлечь в ваш город участников конференции ENOG;
- описание транспортной структуры (аэропорт, авиалинии, железная дорога и т. п.);
- описание требований, законов, правил (и т. п.), действующих в предлагаемом месте проведения, которые могут повлиять на конференции или ее организацию, например необходимость виз, возможных разрешений на проведение конференции в предлагаемом месте и т. д. (такая информация будет полезна при рассмотрении вашего предложения);
- план организации подключений к Интернету, если имеется;
- список из минимум двух мест проведения мероприятия (отелей либо конференц-центров), свободных на даты конференции. Кроме того, требуется наличие:
- помещения для пленарного заседания на 300 мест, расположенных, как в театральном зале;
- помещение для отдыха на минимум 100 мест, расположенных, как в театральном зале;
- место для кофе-брейка на 300 человек;
- ресторан (-ы), где может разместиться на обед минимум 300 человек;
- список мест для проведения культурной программы (музеев, клубов, ресторанов и т. д.) вместимостью от 250 до 400 человек.
На свое усмотрение можете предоставить дополнительную информацию, подтверждающую вашу возможность стать организатором конференции ENOG.
Если у вас есть вопросы по поводу организации конференции ENOG, отправьте нам сообщение по адресу enog [at] ripe [dot] net.